Devinote — Benutzerhandbuch

1. Was Devinote ist — und was nicht

Devinote unterstützt Sie bei der Dokumentation einer Konsultation. Die App nimmt das Gespräch auf, erstellt daraus ein Transkript und formt daraus eine Notiz im SOAP-Format.

Was Devinote nicht ist:

• Kein Abrechnungssystem.

• Kein Diagnosesystem. Devinote stellt keine Diagnose und gibt keine Therapieempfehlung.

• Kein Patientenarchiv. Transkripte und klinische Notizen werden nicht in der Datenbank gespeichert. Für eine dauerhafte Kopie laden Sie PDF oder TXT herunter.

Die fachliche Verantwortung für jede Notiz bleibt bei Ihnen.

2. Konto: Registrieren, Bestätigen, Anmelden

Registrieren

1. Öffnen Sie Registrieren.

2. Geben Sie E-Mail und Passwort ein und wiederholen Sie das Passwort.

3. Wählen Sie Ihr Fachgebiet. Das Fachgebiet steuert die Fachbegriffe und ist Pflicht.

4. Haben Sie einen Empfehlungscode, tragen Sie ihn unter Bonus-Code ein.

5. Auf Konto erstellen tippen.

E-Mail bestätigen (6-stelliger Code)

Nach der Registrierung schickt Devinote einen 6-stelligen Bestätigungscode per E-Mail. Der Code ist 10 Minuten gültig.

• Code auf der Seite E-Mail bestätigen eingeben.

• Nichts angekommen? Prüfen Sie den Spam-Ordner, danach Bestätigungs-E-Mail erneut senden nutzen.

• Ohne bestätigte E-Mail ist keine Anmeldung möglich.

Anmelden

1. Anmelden öffnen.

2. E-Mail und Passwort eingeben.

3. Angemeldet bleiben aktivieren, wenn Sie auf dem Gerät nicht bei jedem Besuch neu anmelden wollen (14 Tage).

Passwort vergessen

1. Auf der Anmeldeseite Passwort vergessen? tippen.

2. E-Mail-Adresse eingeben.

3. Link in der E-Mail öffnen und ein neues Passwort setzen. Mindestens 6 Zeichen mit Buchstaben und Zahlen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

2FA aktivieren Sie unter Profil. Ist 2FA aktiv, geben Sie nach dem Passwort den Code aus Ihrer Authenticator-App ein. Bewahren Sie die Wiederherstellungscodes auf — ohne Authenticator-App und ohne diese Codes ist der Zugang gesperrt und muss vom Support zurückgesetzt werden.

Häufige Anmeldeprobleme

• „E-Mail nicht bestätigt“ — Bestätigungscode erneut senden lassen.

• Konto vorübergehend gesperrt — nach mehreren Fehlversuchen greift eine Sperrzeit. Warten oder Passwort zurücksetzen.

• Kein Lizenzplatz zugewiesen — Sie sind als Teammitglied eingeladen, aber nicht aktiv zugewiesen. Der Kontoinhaber vergibt den Platz unter Team.

• Kein Abonnement — Sie landen auf Tarife. Testphase starten oder Tarif wählen.

3. Dashboard und Navigation

Nach der Anmeldung öffnet das Dashboard mit Kennzahlen und Schnellaktionen.

Menü links:

• Übersicht — Dashboard

• Dokumentation — Live-Transkription, Text-Zusammenfassungen

• Verlauf — Sitzungen, Archiv (nur Lizenzinhaber)

• Konto — Profil, Abonnement, Team, Zahlung & Rechnungen, Empfehlen & verdienen

• Devontra — Hilfe, Handbuch, Auf dem Handy installieren, Feature vorschlagen, Kontakt

• Rechtliches — Datenschutz, Impressum, AGB

Oben rechts finden Sie Sprache, Hell-/Dunkelmodus, Benachrichtigungen, Hilfe und Ihr Konto.

4. Sprache und Darstellung

Bediensprache der App (Deutsch/Englisch)

Die Bediensprache stellen Sie mit dem Sprachumschalter oben in der Kopfzeile um (DE/EN). Die Auswahl gilt für Menüs, Schaltflächen und Hinweise und bleibt auf diesem Gerät gespeichert. Sie gilt auch auf der Anmelde- und Registrierungsseite.

Sprache der Aufnahme

Die Sprache des Gesprächs ist etwas anderes als die Bediensprache. Sie wählen sie beim Start einer Konsultation im Feld Sprache auf der Seite Neue Konsultation starten. Diese Auswahl bestimmt, in welcher Sprache gesprochen und transkribiert wird — stellen Sie sie ein, bevor Sie die Aufnahme starten.

Hell- und Dunkelmodus

Über das Symbol oben rechts wechseln Sie zwischen Hell- und Dunkelmodus. Die Einstellung bleibt auf dem Gerät gespeichert.

5. Live-Transkription: eine Konsultation aufnehmen

So starten Sie ein Transkript

1. Im Menü Live-Transkription öffnen.

2. Unter Sprache die Gesprächssprache wählen.

3. Optional Arzt- und Patientenkennung eintragen. Diese Felder dienen nur der Anzeige und werden nicht als Patientendaten gespeichert.

4. Die Einwilligung des Patienten für diese Sitzung bestätigen.

5. Auf Starten tippen.

6. Beim ersten Mal fragt der Browser nach dem Mikrofon — erlauben.

7. Aufnahme starten tippen und das Gespräch führen.

Während der Aufnahme

• Fast-Modus (Standard): Die Aufnahme läuft im Browser. Nach einer kurzen Sprechpause (etwa 3 Sekunden) oder beim Pausieren wird der Abschnitt zur Transkription geschickt. Der Text erscheint wenige Sekunden später — nicht Wort für Wort.

• Realtime-Modus: Kann das Gerät nicht aufnehmen (sehr alte iPads vor iOS 14.3), wechselt Devinote automatisch. Der Text erscheint dann während des Sprechens. Das Ergebnis am Ende ist gleich.

• Automatische Pause: Nach 3 Minuten ohne Sprache pausiert die Aufnahme automatisch. Sie wird nicht beendet — mit Aufnahme fortsetzen weitermachen.

• Stille wird nicht übertragen. Nur gesprochene Abschnitte gehen zur Transkription; die Audiodatei wird nicht auf dem Server gespeichert.

Tipp für eine bessere KI-Notiz

Diktieren Sie am Ende der Sitzung die Kernfakten selbst, etwa 30 Sekunden: „Patient 55 Jahre, bekannte Hypertonie, heute Brustschmerz …“. Ihre klare Sprache und Ihre Fachbegriffe versteht die KI zuverlässiger als das Patientengespräch, und die Notiz wird deutlich genauer.

Mikrofon: welche Browser funktionieren

• iPhone/iPad: Safari ist am zuverlässigsten.

• Android: Chrome, Edge, Firefox, Samsung Internet.

• Vermeiden: In-App-Browser (Links aus Facebook, Instagram, WhatsApp) — dort ist das Mikrofon oft gesperrt.

• Die Seite muss immer über HTTPS geladen sein.

Mikrofon in Chrome auf dem iPhone

iOS vergibt das Mikrofonrecht pro Browser-App. Safari und Chrome haben getrennte Rechte: Wenn Safari darf, kann Chrome trotzdem gesperrt sein. Dann erscheint oft kein Dialog, sondern nur ein Fehler.

So geben Sie Chrome das Mikrofon frei:

1. iPhone Einstellungen öffnen

2. Chrome antippen

3. Mikrofon einschalten

4. Chrome vollständig schließen und neu öffnen

5. In Devinote erneut Mikrofon erlauben antippen

Alternativ Devinote in Safari öffnen. Keine Website kann dieses Recht selbst setzen — auch Devinote nicht.

Typische Mikrofon-Fehlermeldungen

• NotAllowedError / Zugriff nicht erlaubt — Sie haben abgelehnt, oder iOS/der Browser sperrt das Mikrofon.

• NotFoundError — kein Mikrofon am Gerät gefunden.

• NotReadableError — das Mikrofon wird von einer anderen App benutzt. Andere App schließen.

• SecurityError / HTTPS — die Seite muss sicher geladen sein.

6. Transkript korrigieren, KI-Notiz, Export

Transkript korrigieren

Sie können jederzeit in das Transkript tippen und den Text korrigieren. Neue Sätze werden unten angehängt, ohne Ihre Korrektur zu überschreiben. KI-Notiz und Export verwenden immer den korrigierten Text.

KI-Notiz (SOAP)

Aus dem Transkript erstellt Devinote eine strukturierte deutsche Notiz: Kurzüberblick, Beurteilung und Plan, nächste Schritte sowie die SOAP-Abschnitte. Sie finden sie im Tab Zusammenfassung.

Export als PDF oder TXT

1. Tab Export öffnen.

2. Die gewünschten Abschnitte auswählen.

3. PDF herunterladen oder TXT herunterladen.

Der Dateiname lautet Transcript_JJJJMMTT_HHMMSS.pdf bzw. .txt und enthält keinen Patientennamen. Nach dem Download wechselt die Sitzung im Verlauf auf Exportiert.

Auf dem Handy öffnet sich je nach Browser das Teilen-Menü: „In Dateien sichern“ wählen, um die Datei zu speichern.

Da Transkript und Notiz nicht in der Datenbank bleiben, ist der Download die einzige dauerhafte Kopie. Exportieren Sie, bevor Sie den Tab schließen.

7. Text-Zusammenfassungen (ohne Aufnahme)

Wenn Sie schon einen Text haben oder nicht aufnehmen möchten:

1. Im Menü Text-Zusammenfassungen öffnen.

2. Das vorhandene Transkript einfügen oder direkt eintippen.

3. Absenden.

4. Die Tabs Zusammenfassung und Export erscheinen wie bei der Live-Transkription.

Der Unterschied zur Live-Transkription: Es wird nicht aufgenommen, und es ist kein Mikrofon nötig. Die Sitzung erscheint im Verlauf mit der Quelle Text.

8. Verlauf, Archiv und Datenschutz

Wo finde ich frühere Sitzungen

• Verlauf → Sitzungen — Ihre eigenen Sitzungen, Live und Text.

• Verlauf → Archiv — nur für Lizenzinhaber: eigene Sitzungen und die des Teams.

Beide Listen zeigen den Exportstatus (Exportiert / Nicht exportiert).

Was gespeichert wird — und was nicht

Gespeichert wird nur eine Metadatenzeile je Sitzung:

• Sitzungsname im Format Transcript_JJJJMMTT_HHMMSS

• Arzt-/Professional-Name

• Status, Start- und Endzeit, Dauer, Sprache, Quelle (Live oder Text)

Nicht gespeichert werden: Transkript-Text, klinische Notiz, Patientenname, Audiodatei.

Das Live-Transkript liegt nur temporär im Browser (sessionStorage). Es übersteht ein Neuladen im selben Tab und wird gelöscht, wenn Sie den Tab schließen.

Warum es keine „Ansehen“-Aktion im Archiv gibt

Weil kein klinischer Text in der Datenbank liegt. Es gibt nichts zum Nachladen. Deshalb: während der Sitzung PDF/TXT herunterladen.

Was an Azure geschickt wird

Nur gesprochene Abschnitte gehen zur Transkription an Azure Speech, Text zur Notizerstellung an Azure OpenAI. Stille wird im Browser verworfen. Die Audiodatei wird nicht dauerhaft gespeichert. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

9. Team, Tarife und Empfehlungen

Rollen

• Lizenzinhaber — bezahlt das Abonnement, verwaltet Plätze und sieht das Archiv des Teams.

• Teammitglied (Platznutzer) — nutzt einen Platz der Lizenz, ohne eigenes Abonnement.

Teammitglied einladen (als Lizenzinhaber)

1. Konto → Team öffnen.

2. E-Mail-Adresse eingeben und Einladung senden.

3. Die Einladung ist 7 Tage gültig. Die Kollegin oder der Kollege nimmt sie über den Link an; ohne Konto folgt zuerst die Registrierung.

4. Danach den Lizenzplatz zuweisen.

Ohne aktiven Platz sieht das Teammitglied eine Zugriffsmeldung und kann nicht dokumentieren.

Tarife und Abonnement

Unter Konto → Tarife & Testphase starten Sie die Testphase, wechseln den Tarif oder verwalten das Abonnement. Rechnungen und Zahlungsmittel finden Sie unter Zahlung & Rechnungen; dort öffnen Sie auch das Kundenportal und laden Rechnungs-PDFs herunter.

Läuft das Abonnement aus, wird das Konto eingeschränkt: Anmeldung und Kontoseiten bleiben erreichbar, die Dokumentation nicht.

Empfehlen & verdienen

Unter Konto → Empfehlen & verdienen finden Sie Ihren persönlichen Bonus-Code. Empfohlene Kolleginnen und Kollegen erhalten Gratis-Monate beim ersten bezahlten Abo; Ihre Belohnung wird nach einer Wartezeit gutgeschrieben. Die genauen Monate stehen auf der Seite.

10. Devinote auf dem Handy installieren

Devinote lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm ablegen.

• In der App: Menü → Auf dem Handy installieren, oder den Hinweis auf dem Dashboard nutzen.

• iPhone (Safari): Teilen-Symbol → Zum Home-Bildschirm.

• Android (Chrome): Jetzt installieren antippen oder Menü → App installieren.

Das Symbol öffnet die App direkt: angemeldet das Dashboard, sonst die Anmeldung.

11. Probleme lösen

Die Aufnahme startet nicht

1. Ist die Mikrofon-Freigabe erteilt? Auf dem iPhone in Chrome: Einstellungen → Chrome → Mikrofon.

2. Läuft die Seite über HTTPS und nicht in einem In-App-Browser?

3. Benutzt eine andere App das Mikrofon? Diese App schließen.

4. Auf dem iPhone Safari testen.

Es erscheint kein Text

Im Fast-Modus kommt der Text erst nach einer Sprechpause. Warten Sie einige Sekunden oder tippen Sie auf Aufnahme pausieren — dann wird der Abschnitt sofort verarbeitet.

Die Aufnahme hat von allein pausiert

Das ist die automatische Pause nach 3 Minuten ohne Sprache. Mit Aufnahme fortsetzen weitermachen; die Sitzung bleibt erhalten.

Die Verbindung ist getrennt

Bei „Getrennt“ Netz prüfen und Seite neu laden. Der korrigierte Transkript-Text bleibt im selben Tab erhalten. Hält der Fehler an, senden Sie die Meldung über Support kontaktieren oder den Support-Chat.

Ich kann nicht dokumentieren

Prüfen Sie das Hinweisband oben:

• Bitte Abonnement abschließen — unter Tarife einen Tarif wählen.

• Kein Zugriff / kein Lizenzplatz — der Kontoinhaber weist unter Team einen Platz zu.

Ein alter Text ist verschwunden

Transkripte werden nicht in der Datenbank gespeichert. Nach dem Schließen des Tabs ist der Text weg. Nur der Download (PDF/TXT) ist dauerhaft.

Eine Fehlerseite erscheint

Auf der Fehlerseite steht eine Trace-ID. Schicken Sie diese über Support kontaktieren mit; damit findet der Support den Vorgang im Protokoll.

12. Hilfe und menschlicher Support

Es gibt vier Wege zur Hilfe:

1. Support-Chat — die Schaltfläche unten rechts auf jeder Seite, auch bei Anmeldung und Registrierung. Der Assistent beantwortet Fragen zur Bedienung und hilft bei Fehlern.

2. Menschlichen Support anfragen — die Schaltfläche im Chat. Ihr Gespräch erhält eine Ticketnummer und wird an den Support geschickt. Der Support meldet sich so schnell wie möglich; Sie müssen das Fenster nicht offen lassen.

3. Hilfe-Center — Videos und häufige Fragen unter Hilfe.

4. Kontakt — Formular für längere Anfragen mit Anhang.

Bitte senden Sie keine Patientendaten an den Support. Sitzungsname, Uhrzeit, Gerät und Browser genügen.